A técnica Kanban é uma abordagem visual para gerenciar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. Ela foi originalmente desenvolvida pela Toyota para melhorar a eficiência na produção, mas hoje em dia é amplamente utilizada em diversas áreas, incluindo desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos e organização pessoal. Neste artigo, vamos explorar o conceito da técnica Kanban e fornecer um passo a passo para implementá-la.
O que é a técnica Kanban?
A técnica Kanban é baseada em um sistema visual de quadro com cartões que representam as tarefas a serem realizadas. O objetivo principal é limitar a quantidade de trabalho em andamento, de forma a evitar sobrecarga e garantir um fluxo contínuo de trabalho. O quadro Kanban é dividido em colunas que representam os estágios do fluxo de trabalho, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Cada tarefa é representada por um cartão que se move pelas colunas à medida que progride no processo.
Passo a passo para implementar a técnica Kanban
Passo 1: Defina o quadro Kanban
O primeiro passo para implementar a técnica Kanban é criar o quadro. Você pode usar uma lousa branca, um quadro de cortiça ou uma ferramenta de gestão de projetos online. Divida o quadro em colunas que representem os estágios do fluxo de trabalho relevantes para o seu contexto. As colunas típicas incluem “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”, mas você pode adaptá-las conforme necessário.
Passo 2: Identifique as tarefas
Identifique todas as tarefas que precisam ser realizadas e anote cada uma em um cartão separado. Esses cartões podem ser pequenos pedaços de papel, post-its ou cartões virtuais, dependendo do seu quadro Kanban. Cada cartão deve conter informações básicas sobre a tarefa, como uma descrição breve e os responsáveis por realizá-la.
Passo 3: Preencha a coluna “A fazer”
Coloque todos os cartões na coluna “A fazer” do seu quadro Kanban. Essa coluna representa as tarefas que ainda não foram iniciadas. Organize os cartões de acordo com a prioridade ou ordem de execução, se necessário.
Passo 4: Mova os cartões conforme o progresso
À medida que você avança nas tarefas, mova os cartões pelas colunas do quadro Kanban. Quando você começar a trabalhar em uma tarefa, mova o cartão correspondente para a coluna “Em andamento”. Conforme a tarefa progredir, você poderá mover o cartão para outras colunas, como “Aguardando aprovação” ou “Concluído”. O objetivo é limitar o número de cartões em cada coluna para evitar sobrecarga e garantir um fluxo de trabalho equilibrado.
Passo 5: Acompanhe o quadro Kanban regularmente
É importante revisar e atualizar o quadro Kanban regularmente para garantir que todas as tarefas estejam atualizadas
Exemplo prático: Controle de Pedido, Produção e Entrega de um Produto
Aqui está um exemplo prático de como você pode aplicar a técnica Kanban para controlar o processo de pedido, produção e entrega de um produto. Vamos criar um quadro Kanban em formato Markdown para visualizar as etapas envolvidas.
Passo 1. Defina o quadro Kanban
Crie um documento Markdown e divida-o em colunas que representem as etapas do processo: “Pedido Recebido”, “Produção”, “Embalagem” e “Entrega”. A estrutura do quadro Kanban em Markdown ficará assim:
| Pedido Recebido | Produção | Embalagem | Entrega |
|---|---|---|---|
Passo 2. Identifique as tarefas
Identifique as tarefas necessárias para o processo de pedido, produção e entrega do produto. Vamos supor que tenhamos as seguintes tarefas:
- Criar ficha de pedido
- Verificar estoque
- Produzir item
- Embalar produto
- Agendar entrega
Anote cada uma dessas tarefas em cartões separados no seu documento Markdown. O quadro ficará assim:
| Pedido Recebido | Produção | Embalagem | Entrega |
|---|---|---|---|
| - Criar ficha | - Verificar | - Embalar | - Agendar entrega |
| de pedido | estoque | produto | |
| - Produzir item |
Passo 3. Preencha a coluna “Pedido Recebido”
No momento inicial do processo, insira os cartões de tarefas na coluna “Pedido Recebido”, indicando que o pedido foi recebido, mas as tarefas ainda não foram iniciadas:
| Pedido Recebido | Produção | Embalagem | Entrega |
|---|---|---|---|
| - Criar ficha | - Verificar | - Embalar | - Agendar entrega |
| de pedido | estoque | produto | |
| - Produzir item |
Passo 4. Mova os cartões conforme o progresso
À medida que você avança nas tarefas, mova os cartões pelas colunas do quadro Kanban. Vamos supor que as tarefas progridam da seguinte forma:
- A ficha de pedido é criada e a verificação de estoque é feita.
- O item é produzido.
- O produto é embalado.
- A entrega é agendada.
O quadro Kanban atualizado ficará assim:
| Pedido Recebido | Produção | Embalagem | Entrega |
|---|---|---|---|
| - Verificar | - Embalar | - Agendar entrega | |
| estoque | produto | ||
| - Criar ficha | - Produzir item |
Passo 5. Acompanhe o quadro Kanban regularmente
Acompanhe regularmente o quadro Kanban para atualizar o status das tarefas à medida
Exemplo prático: Controle de Desenvolvimento de Software
Aqui está um exemplo prático de como você pode aplicar a técnica Kanban para controlar o desenvolvimento de software. Vamos criar um quadro Kanban em formato Markdown para visualizar as etapas envolvidas.
Passo 1- Defina o quadro Kanban
Crie um documento Markdown e divida-o em colunas que representem as etapas do processo de desenvolvimento de software, como “Backlog”, “Em andamento”, “Revisão” e “Concluído”. A estrutura do quadro Kanban em Markdown ficará assim:
| Backlog | Em andamento | Revisão | Concluído |
|---|---|---|---|
Passo 2- Identifique as tarefas
Identifique as tarefas necessárias para o desenvolvimento de software. Vamos supor que tenhamos as seguintes tarefas:
- Definir requisitos
- Projetar interface
- Desenvolver funcionalidade A
- Testar funcionalidade A
- Revisar código
- Preparar documentação
Anote cada uma dessas tarefas em cartões separados no seu documento Markdown. O quadro ficará assim:
| Backlog | Em andamento | Revisão | Concluído |
|---|---|---|---|
| - Definir requisitos | - Desenvolver funcionalidade A | - Revisar código | |
| - Projetar interface | - Testar funcionalidade A | ||
| - Preparar documentação |
Passo 3- Preencha a coluna “Backlog”
No início do desenvolvimento, insira os cartões de tarefas na coluna “Backlog”, indicando que as tarefas estão planejadas, mas ainda não foram iniciadas:
| Backlog | Em andamento | Revisão | Concluído |
|---|---|---|---|
| - Definir requisitos | - Desenvolver funcionalidade A | - Revisar código | |
| - Projetar interface | - Testar funcionalidade A | ||
| - Preparar documentação |
Passo 4- Mova os cartões conforme o progresso
À medida que você avança nas tarefas de desenvolvimento de software, mova os cartões pelas colunas do quadro Kanban. Vamos supor que as tarefas progridam da seguinte forma:
- Os requisitos são definidos e a interface é projetada.
- A funcionalidade A está em desenvolvimento e em seguida é testada.
- O código é revisado e a documentação é preparada.
O quadro Kanban atualizado ficará assim:
| Backlog | Em andamento | Revisão | Concluído |
|---|---|---|---|
| - Desenvolver funcionalidade A | - Revisar código | ||
| - Testar funcionalidade A | |||
| - Projetar interface | - Preparar documentação | ||
| - Definir requisitos |
Passo 5- Acompanhe o quadro Kanban regularmente
Acompanhe regularmente o quadro Kanban para atualizar o status das tarefas, garantindo que o fluxo de trabalho esteja avançando de maneira adequada e que as tarefas sejam concluídas conforme necessário.
Referências
Kanban: O que é e Como Funciona
Kanban: conceito, como funciona, vantagens e implementação
Método Kanban: Guia detalhado e 5 modelos prontos para usar